Oferecendo uma ampla diversidade de serviços médicos para a região central e sul de Bristol e arredores, o United Bristol Healthcare Trust (UBHT) é um dos centros médicos escola Trust do Reino Unido, com uma rede of nove hospitais e centros de atendimento à comunidade. Os 7.500 funcionários do UBHT gerenciam 1.320 leitos em nove hospitais que chegam a atender 330 mil pacientes no pronto-socorro, 55 mil internações, 45 mil casos de rotina e 92 mil emergências anualmente, além de assistência constante em seus centros comunitários.
Os cerca de dois milhões de registros de pacientes do UBHT ficam armazenados em um sistema legado OpenVMS que opera com MUMPS. Essas informações compreendem uma grande diversidade de dados, inclusive da maternidade, anfiteatro, emergência e acidentes, auditoria médica e atividades da comunidade. É fundamental que todos os profissionais do UBHT tenham acesso rápido e confiável a esses detalhes para que possam ter uma visão geral de todas as áreas do Trust, como disponibilidade de vagas e listas de espera de pacientes.
Acesso às informações no sistema legado
No início dos anos 90, as informações médicas do Trust ficavam armazenadas em vários locais do National Health Service (NHS) na região central e sul de Bristol. Para facilitar o acesso a essas informações, o UBHT precisava permitir acesso aos sistemas legados via PCs e eliminar os complicados terminais. Assim como a maior parte dos sistemas legados, a obtenção de dados do mainframe normalmente exige a digitação de complicados comandos só conhecidos por usuários experientes, o que dificulta o gerenciamento dos sistemas, apesar da importância dos dados armazenados nos sistemas legados. Havia urgência por uma solução que atendesse essas necessidades.
O Trust deseja que seus serviços médicos, de educação e pesquisa primem pela alta qualidade, valor do investimento e resultados visíveis para os pacientes. De acordo com essa filosofia e pesquisando produtos para acesso ao sistema legado o WRQ Reflection, um produto para emulação de terminais em Windows®, foi identificado como o mais indicado para o UBHT.
O WRQ Reflection acaba com as barreiras entre os pesados ambientes dos sistemas legados e as pessoas que das informações nesses sistemas, possibilitando acesso fácil, automatizando tarefas e simplificando o gerenciamento. Usando a solução da WRQ, os profissionais da área médica do UBHT acessam os grandes silos de informação residentes no sistema legado.
Compartilhamento de informações no sistema legado
Era claro que para facilitar a comunicação entre as várias unidades geograficamente dispersas do Trust seria necessário uma interface para uma ampla variedade de sistemas legados a partir de qualquer desktop Windows, o que permitiria à equipe médica acessar os dados do Trust e coordenar o atendimento aos pacientes nas áreas central e sul de Bristol.
A decisão compreendia acesso a todos os registros médicos do UBTH via os dois mil desktops Microsoft® Windows por intermédio de um “portal médico” atuando como ponto central de acesso. Esse acesso precisava ser rápido, confiável e intuitivo para todos os profissionais, independentemente do nível de conhecimento de TI.
Com a introdução de uma intranet no UBHT em 1998, o WRQ Reflection foi capaz de viabilizar o monitoramento constante das informações sobre os pacientes e dados do Trust. Com isso, os relatórios, que normalmente incluem calendários, disponibilidade de leitos e listas de espera — podem ser criados automaticamente a cada meia hora, para acesso imediato a informações vitais.
Arthur Matthews, responsável pela área de Desenvolvimento de Sistemas do UBHT, queria implementar uma solução para emulação de terminal que conectasse os desktops aos principais servidores de dados do Trust. "O WRQ Reflection nos permitiu solucionar o problema de gerenciamento dessas informações vitais e ainda oferece um fluxo constante de informações atualizadas para o Trust", comentou Matthews. "Junto com a intranet, o WRQ Reflection permitiu que o Trust oferecesse aos médicos e à área administrativa relatórios em tempo real, que essas informações fossem usadas operacionalmente e a identificação de áreas que precisavam ser aperfeiçoadas. Muito importante para a eficiência do NHS e nosso sucesso."
Uma importante funcionalidade do WRQ Reflection é a sua capacidade de permitir a criação de macros que automatizam tarefas. No caso específico do UBHT, a equipe de TI criou uma macro que consulta os registros, gera relatórios sobre atividades específicas e os transfere automaticamente para o banco de dados Microsoft SQL Server antes de enviá-los para a intranet do UBHT via ASP.
Isso agiliza o acesso a todas as informações sobre pacientes e do Trust em toda a empresa. O Reflection é ideal para um “ambiente fechado” onde todos os usuários são conhecidos —uma funcionalidade que possibilita a definição de vários níveis de autorização, mantendo assim a privacidade de certas atividades. Há um nível de administração geral com direitos básicos de acesso ao sistema legado e um outro com mais opções.
"A facilidade de automação de tarefas demoradas sem necessidade de programação complexa já é uma realidade no UBHT. Isso trouxe um enorme alívio para os funcionários do UBHT, pois as informações podem ser acessadas por um número maior de funcionários e mais rapidamente. E a aplicação é muito fácil, prática e eficiente", disse Matthews. "Nunca tive problema com o Reflection. Uma solução poderosa e com inúmeras funcionalidades que melhoram a experiência do usuário. Queríamos uma solução abrangente e com excelente custo-benefício que atendesse nossas necessidades de acesso aos dados no sistema legado com segurança e rapidez e o WRQ Reflection nos ofereceu tudo isso."
Em frente, acesso web às informações no sistema legado
Com base na implementação bem-sucedida do WRQ Reflection, o Trust está desenvolvendo uma série de opções, ainda em fase piloto, para acessar as informações armazenadas nos sistemas legados via web, em resposta a uma iniciativa conjunta com o governo do Reino Unido que inclui a modernização do NHS. Para a comunidade médica isso envolve a introdução do EPR (Electronic Patient Records), que irá ampliar ainda mais o acesso às informações com a migração dos registros em papel para registros eletrônicos e a visualização de todas essas informações eletronicamente, até 2005.
Os sistemas EPR disponibilizam informações para todos que oferecem cuidados médicos à população. Eles são mais acessíveis ao usuário do que os registros em papel. A capacidade de consultar o conteúdo dos EPRs para auditoria e análise é a maior vantagem com relação ao material impresso. Entretanto, a entrada de dados é muito mais complexa e as instituições precisam implementar soluções que facilitem a navegação e gerenciamento.
As soluções locais para facilitar o gerenciamento de conhecimento via web estão sendo analisadas em vários pontos do NHS. O WRQ Reflection for the Web é uma das soluções, porque oferece acesso web rápido e seguro às aplicações residentes nos sistemas legados e desktops de toda a empresa. O UBHT está avaliando a solução para “colocar na rede” todas as informações do UBHT.
Segundo Matthews: "O WRQ Reflection já está ajudando substancialmente na nossa preparação para o EPR, oferecendo dados do UBHT precisos e quando necessários via intranet. Estamos analisando o Reflection for the Web como o próximo passo para a integração dos sistemas antigos, mas muito eficientes, via web."
O desenvolvimento da intranet foi fundamental para a estratégia web do Trust e a intranet hoje em uso melhora muito a eficiência na parte clínica e administrativa com direcionamento de protocolo, diretrizes de atendimento aos pacientes e controle de documentos. Seguindo em frente, o UBHT eliminará os 500 terminais ainda restantes usados para acessar as informações no sistema legado e criará mais de dois mil usuários de e-mail e intranet para garantir que as informações residentes nos mainframes do UBHT fiquem à disposição via intranet.
Matthews considera a atual intranet como uma etapa intermediária e preparatória para o EPR. A disponibilidade das informações na intranet incentiva os funcionários a acessar os detalhes importantes necessários no dia-a-dia e os ajuda a se familiarizar com um ambiente que tem a mesma aparência da web. Isso comprova a versatilidade da intranet e sua capacidade de capturar todas as informações do paciente e do Trust oferecidas pelas aplicações do sistema legado.
Matthews concluiu: "O WRQ Reflection é o alicerce para a evolução do UBHT no acesso aos sistemas via web e nos permitiu sair na frente suportando todos os desafios. Temos todas as condições para oferecer EPRs, porque já estamos transferindo as informações na forma de relatórios criados automaticamente dos mainframes para a intranet, que podem ser acessados por qualquer funcionário que precise Sem dúvida alguma um grande passo rumo a total migração do UBHT para a web."