Quando a editora Aldipress decidiu melhorar o gerenciamento da sua complexa e crescente cadeia de distribuição, o WRQ Verastream Integration Broker foi um componente fundamental. Com sede em Utrecht, a Aldipress distribui revistas, palavras cruzadas, quadrinhos e romances para mais de 9.500 estabelecimentos de varejo na Holanda, onde é líder de mercado. A Aldipress é subsidiária da VNU, uma das maiores editoras do mundo. Entre as outras empresas do grupo estão a Nielsen Media Research, a maior empresas de pesquisa de audiência televisiva dos Estados Unidos e do Canadá.
Em 1997, a Aldipress iniciou um processo para substituir sua infra-estrutura de back-office (desenvolvida internamente durante 16 anos) por uma solução de ERP. Eles analisaram três conhecidos produtos e optaram pelo sistema SAP R/3. Dois fatores foram fundamentais para essa escolha: a força e a flexibilidade da solução SAP e o enfoque do produto às necessidades apresentadas pela Aldipress RFP.
O repositório de dados da Aldipress
Além de personalizar sua infra-estrutura de TI, a Aldipress também desenvolveu seu próprio repositório de dados e aplicação OLAP. Semanalmente a empresa insere 900 mil faturas no sistema. Os dados armazenados são analisados, apresentando estatísticas demográficas e sazonais com base nas vendas realizadas. As previsões são elaboradas com base em notícias e grandes eventos como os Jogos Olímpicos e a Copa do Mundo.
A Aldipress usa esses relatórios para determinar a quantidade e o grupo de publicações que serão oferecidas aos clientes. Sua receita está diretamente ligada à precisão dessa análise. São distribuídas 220 milhões de publicações anualmente, das quais 95 milhões são devolvidas e contabilizadas, daí a importância da escolha pela SAP.
O plano inicial era agregar o repositório criado internamente pela Aldipress com o sistema SAP R/3, mas haviam alguns senões. A tarefa de extração de dados do sistema SAP R/3 e transferência para o repositório existente era muito demorada e sujeita a erros. Essas tentativas de upload também revelaram que o repositório de dados da Aldipress não era fácil de ser modificado, um requisito essencial no mundo dos negócios, tão competitivo.
SAP BW: A troca ideal
A opção mais lógica foi substituir o data warehouse por um SAP Business Information Warehouse. O SAP BW ofereceria as ferramentas para armazenamento e análise dos dados que a Aldipress precisaria para cuidar da cadeia de distribuição. E, diferentemente do antigo repositório desenvolvido internamente, o SAP BW poderia ser modificado, quando necessário, atendendo a várias necessidades corporativas.
A Aldipress decidiu-se pelo SAP BW 2.0B e para a implementação do projeto escolheu a Magnus Management Consultants (veja abaixo). "A importância de um data warehouse e a implementação de uma nova versão do SAP BW nos levaram a escolher um parceiro no qual tínhamos certeza que podíamos confiar", disse Guus Leufkens, gerente de tecnologia da informação e comunicações da Aldipress. "Os consultores da Magnus são certificados em SAP for Business Information Warehouse e o enfoque adotado na prova de conceito nos deram a garantia que precisávamos para ter certeza do sucesso do projeto.” Graças ao Verastream, a implementação foi feita em recorde”.
Verastream: cuidando da integração
Era necessário desenvolver cubos de dados que atendessem as necessidades específicas da Aldipress e dos clientes — editores de revistas e grandes varejistas. Um dos grandes desafios era carregar 120 milhões de registros do antigo data warehouse para o novo ambiente do SAP BW. Como a Magnus já conhecia o Verastream, eles já sabiam que essa a ferramenta mais indicada para o projeto.
"Tínhamos acabado de realizar um outro projeto com o Verastream e conhecíamos a capacidade do produto", disse René Peters, diretor da área de business intelligence da Magnus. "Nem cogitamos outra ferramenta." Peters também ajudou na parte “ETC” do processo. Extração – ferramentas para importação de dados fáceis de serem configuradas; transformação – os scripts ofereceram a flexibilidade necessária e carga – conexão tranqüila com o SAP BW."
E a implementação?
O antigo data warehouse da Aldipress ficava em um HP 3000, dentro do banco de dados Allbase. O primeiro teste foi feito após a instalação do HP 3000 Verastream Data Server junto com o Verastream Adapter for Business Warehouse e provou que esse não seria o ambiente ideal para implementação.
Como o data warehouse é uma aplicação muito dinâmica e utilizada — que continuava executando e oferecendo serviços —era essencial que o upload de qualquer dado no novo SAP BW não demorasse mais que o tempo entre os ciclos de atualização do conjunto de dados. Embora tanto o Verastream como o SAP BW pudessem operar com uma taxa de transferência bem superior, o banco de dados da Allbase não conseguia acompanhar o ritmo dos uploads de dados. O maior conjunto de dados agregado, com 18 milhões de registros, é atualizado semanalmente. O Verastream conseguia fazer o upload de um milhão de registros por hora. As 18 horas estavam dentro do prazo necessário.
O desempenho do servidor era uma outra questão delicada para a equipe responsável pelo projeto. Em um exemplo perfeito de colaboração entre o cliente, o integrador e o fabricante, os consultores da WRQ concordaram em otimizar os scripts usados pelo adaptador de processos para melhorar o desempenho do sistema. "A idéia da WRQ trouxe o equilíbrio que a equipe precisava para prosseguir com tranqüilidade", lembrou Leufkens.
A vantagem do Verastream
O Verastream provou seu valor logo no início do projeto. A facilidade no ajuste dos scripts para os conjuntos de dados e de conexão entre o HP 3000 e o SAP BW melhoraram sensivelmente com relação a primeira tentativa fracassada de reunir o SAP R/3 com o antigo data warehouse. A não necessidade de usar arquivos intermediários e tabelas melhorou o tempo de processamento e evitou os erros associados à transformação.
"Havia um grande volume de dados para ser transportado", disse Peters. "Muitas rotinas de transformação precisavam ser adaptadas para a conversão ideal entre os sistemas. A eficiência e a flexibilidade dos scripts realmente foram fundamentais."
Auto-atendimento igual a economia para a Aldipress
Uma das principais vantagens do novo sistema SAP BW é que as editoras de revistas e grandes varejistas podem acessar informações atualizadas sobre a venda das publicações via web. Um exemplo da importância dessa capacidade: Quando uma revista passa por uma reestruturação visual, os editores precisam medir o efeito das vendas o mais rápido possível. Com o sistema antigo, as editoras precisavam esperar uma semana ou mais para conseguir isso. Com os novos relatórios do SAP BW os dados estão disponíveis no dia seguinte e as editoras obtêm essas informações atualizadas via extranet.
Para algumas editoras as vantagens são ainda mais visíveis. Antes eles recebiam as estatísticas uma vez a cada trimestre, quando se reuniam com o representante de vendas da Aldipress. Hoje eles podem acessar os dados diariamente pela web. Os fornecedores varejistas podem basear suas decisões em dados super atualizados.
A Aldipress está preparada para maior integração, interna e externa. Hoje sabemos do que a WRQ e o Verastream são capazes e certamente iremos usá-los em futuros projetos de integração", concluiu Leufkens.
Sobre a Magnus Management Consultants
A Magnus Management Consultants é uma consultoria internacional, com sede em Naarden, Holanda, fundada em 1990. Um dos serviços prestados pela companhia é a integração de aplicações de software de diferentes fabricantes para a criação de soluções personalizadas para uma ampla gama de setores do mercado, em especial para o comércio e indústria. A companhia é especializada na implementação de soluções de e-business, gerenciamento da cadeia de fornecimento e ERP.
Magnus possui mais de 500 funcionários em cidades como Atlanta, Bangkok, Bruxelas, Jacarta, Kuala Lumpur, Manila, Melbourne, Singapura e várias cidades da Holanda. A empresa possui ações na AEX desde 1998.
A Magnus já realizou mais de 250 projetos para vários setores do mercado em todo o mundo. Uma pesquisa entre as consultorias mostrou que 50% das implementações são concluídas dentro do prazo e do orçamento. Na Magnus, esse número chega a 95%.